איך לחסוך בעלויות הקייטרינג לאירוע?

איך לחסוך בעלויות הקייטרינג לאירוע?

מתכננים חגיגה? בין אם זו מסיבת יום הולדת, אירוע משפחתי גדול, או מפגש חברים קטן, האוכל הוא תמיד חלק מרכזי ומהנה. קייטרינג מאפשר לכם ליהנות מאירוע בלי לבשל, ולהיות אורחים באירוע שלכם. אך לפעמים, העלות יכולה להפתיע. החדשות הטובות הן שיש דרכים רבות וחוכמות לתכנן אירוע טעים ובלתי נשכח, מבלי לרוקן את הכיסים. בואו נגלה יחד איך אפשר לחסוך בעלויות הקייטרינג, ולהשאיר לכם ולאורחים טעם טוב בפה.

תכנון נכון: מי מגיע לאירוע?

הצעד הראשון והחשוב ביותר לחיסכון בעלויות הקייטרינג הוא דיוק במספר האורחים. חברת קייטרינג גובה תשלום לרוב לפי כמות הסועדים. אם אתם מזמינים אוכל ליותר אנשים ממה שבאמת מגיעים, אתם בעצם משלמים על אוכל שאף אחד לא אוכל! זהו בזבוז כסף מיותר. לכן, וודאו שאתם יודעים כמה אורחים צפויים להגיע לאירוע שלכם.

איך לוודא את מספר האורחים?

• אישור הגעה (RSVP): כשאתם שולחים הזמנות, בקשו מהאורחים שלכם להודיע לכם אם הם מגיעים או לא, וקבעו תאריך ברור עד אליו הם צריכים להשיב. זה עוזר לכם לקבל תמונה ברורה.
• מעקב מסודר: הכינו רשימה מסודרת ועקבו אחרי מי אישר הגעה ומי לא. אל תהססו לפנות בעדינות לאלה ששכחו להשיב, כדי לקבל תמונה מדויקת ככל האפשר.
• הימנעו משינויים ברגע האחרון: ככל שתצליחו לסגור את רשימת האורחים מוקדם יותר, כך תהיה לכם אפשרות לתכנן ביעילות רבה יותר עם חברת הקייטרינג. זה ימנע הפתעות ויאפשר לכם לקבל הצעת מחיר מדויקת יותר.

זכרו, דיוק במספר האורחים הוא אבן יסוד בתכנון תקציב נבון. ככל שתהיו מדויקים יותר, כך תוכלו לנהל את ההוצאות שלכם ביעילות רבה יותר. תוכלו למצוא טיפים נוספים לבחירת קייטרינג נכון עבור האירוע שלכם כאן וגם כאן.

בחירת תפריט: טעים, מגוון וחסכוני

התפריט הוא ליבו של האירוע, והוא גם אחד הגורמים המשפיעים ביותר על העלות הסופית. לא חייבים להגיש אוכל הכי יקר ומורכב כדי שיהיה טעים ומוצלח. לפעמים, דווקא מנות פשוטות ומוכרות הן אלה שהאורחים הכי נהנים מהן, והן גם חסכוניות יותר.

סוגי הגשה: בופה או מנות אישיות?

• בופה (מזנון): בופה הוא כמו שולחן גדול ועשיר עם מגוון מנות, והאורחים קמים ולוקחים לעצמם מה שהם רוצים. בדרך כלל, בופה יכול להיות פתרון חסכוני יותר. למה? כי הוא מצריך פחות מלצרים שיגישו לכל אחד באופן אישי, והוא גם מאפשר לאורחים לבחור בדיוק מה שהם אוהבים ובכמויות הרצויות להם, מה שיכול להפחית בזבוז אוכל.
• מנות אישיות (הגשה לשולחן): כשמגישים מנות אישיות, מלצרים מביאים לכל אורח את הצלחת שלו ישר לשולחן. הגשה זו נחשבת ליוקרתית יותר, אך היא גם דורשת יותר עבודת מלצרים ויותר תכנון מדויק של הכמויות לכל מנה. בשל כך, היא יכולה להיות יקרה יותר באופן משמעותי.

מגוון המנות: איכות על פני כמות

לא צריך להגיש עשרה סוגי סלטים, חמישה סוגי בשר ועוגות מכל הסוגים והמינים. לפעמים, מספיק לבחור 3-4 סלטים טעימים, מנה עיקרית אחת או שתיים (אולי אחת בשרית ואחת צמחונית/טבעונית), תוספות שישראלים אוהבים (כמו אורז, תפוחי אדמה) וקינוח אחד או שניים. כדאי להתמקד באיכות של המנות שבחרתם, ולא בכמות האפשרויות. מנה אחת מעולה שכולם אוהבים עדיפה על עשר מנות בינוניות. טיפים לבחירת קייטרינג ותפריט נמצאים כאן.

עונתיות המזון

פירות וירקות שיש להם עונה מסוימת (למשל, תותים בחורף או אבטיח בקיץ) זולים יותר כשהם בעונה שלהם וגדלים בשפע. אם תבחרו תפריט שמבוסס על חומרי גלם עונתיים, סביר להניח שזה יעזור לכם לחסוך. בנוסף, חומרי גלם טריים מהעונה גם טעימים ורעננים יותר!

דוגמאות לתפריט חסכוני אך מוצלח:

חשבו על מה שהאורחים שלכם באמת אוהבים לאכול, והתמקדו בזה. הרבה פעמים, אוכל "רגיל" וביתי הוא הכי מוצלח ומחמם את הלב, וגם חסכוני יותר לתכנון.

זמן ומיקום: תכנון חכם לאירוע

השעה שבה האירוע מתקיים והמקום שבחרתם יכולים להשפיע מאוד על כמה שתשלמו על הקייטרינג. לא כולם חושבים על זה, אבל אלו פרטים חשובים שיכולים לחסוך לכם כסף רב.

מועד האירוע: בוקר, צהריים או ערב?

• אירוע בוקר/בראנץ': ארוחת בוקר או בראנץ' (שילוב של ארוחת בוקר וצהריים) נוטים להיות זולים יותר מארוחות ערב מלאות. לרוב מגישים בהם פחות מנות, והן קלות יותר להכנה – למשל, לחמים, גבינות, ירקות, סלטים, ביצים. זהו פתרון מעולה אם אתם רוצים אירוע קליל ונעים, ולאו דווקא חגיגה גדולה הנמשכת לתוך הלילה.
• אירוע צהריים: ארוחת צהריים יכולה להיות אפשרות טובה גם כן. היא לרוב פחות יקרה מארוחת ערב, ומאפשרת להגיש מנות עיקריות לצד סלטים ותוספות במחיר נוח יותר.
• אירוע ערב: אירועי ערב, במיוחד אלה שמתחילים מאוחר ונמשכים לתוך הלילה, בדרך כלל יקרים יותר בגלל סוג המנות המוגשות (מנות יותר "כבדות" וחגיגיות), ובגלל שצריך יותר שעות עבודה של צוות הקייטרינג.

בחירת המיקום: איפה חוגגים?

למקום האירוע יש חשיבות גדולה. האם אתם חוגגים בבית, בגינה, באולם, או במקום שלא מיועד לאירועים כמו חורשה או פארק? לכל מקום יש את היתרונות והחסרונות שלו בכל הקשור לקייטרינג:

1. בבית/בגינה פרטית: אם יש לכם מספיק מקום, אירוע בבית או בגינה יכול לחסוך לכם את עלות השכרת המקום. בנוסף, חברת הקייטרינג אולי תצטרך להביא פחות ציוד אם יש לכם כבר שולחנות, כיסאות וכלי הגשה בסיסיים. מצד שני, אם אין מטבח גדול או מספיק מקום אחסון, זה יכול להקשות על הקייטרינג.
2. אולם אירועים/גן אירועים: מקומות כאלה מגיעים בדרך כלל עם מטבח מאובזר, שולחנות, כיסאות, מפות וכלים. זה אומר שחברת הקייטרינג צריכה להביא פחות דברים משלה, מה שיכול להוזיל את עלות השירות. מצד שני, אתם משלמים על השכרת האולם או הגן, ולפעמים הם דורשים לעבוד רק עם קייטרינג שהם מכירים. חשוב לברר זאת מראש.
3. מקום "פתוח" (כמו חורשה): אם בחרתם במקום מיוחד כמו חורשה או שטח פתוח שאינו מיועד לאירועים, הקייטרינג יצטרך להביא איתו את כל הציוד מאפס – מטבח נייד, גנרטור, שולחנות, כיסאות, תאורה, ולפעמים גם אוהלים. זה יכול לייקר מאוד את העלות הכוללת של הקייטרינג.

לפני שאתם סוגרים מקום, חשבו האם הוא מתאים לסוג האירוע ולתקציב שלכם. כדאי גם לשאול את חברת הקייטרינג אם יש לה ניסיון בעבודה במקום שבחרתם. ניתן למצוא עוד מידע על בחירת מיקום לאירוע וקייטרינג פה.

שתייה ודברים נוספים: מה באמת נחוץ?

פעמים רבות, דווקא הדברים הקטנים מסביב הם אלה שמייקרים את האירוע באופן מפתיע. זה נכון במיוחד לגבי שתייה ופריטים נוספים שהקייטרינג מציע. תכנון נכון יכול לחסוך לכם סכומים לא מבוטלים.

שתייה: מים, מיצים, ואולי קצת יותר?

שתייה היא מרכיב חשוב בכל אירוע, אבל גם כאן יש מקום לחסוך. במקום בר עשיר עם כל סוגי השתייה, אפשר להתמקד בכמה אפשרויות פופולריות:

• מים: תמיד חשוב שיהיו מים בשפע, וזה גם הפתרון הזול ביותר. אפשר להגיש מים קרים בבקבוקים אישיים או בקנקנים עם לימון ונענע למראה מרענן.
• שתייה קלה: משקאות כמו קולה, ספרייט, מיץ תפוזים ומיץ ענבים הם לרוב המשקאות שהאורחים הכי אוהבים ומחפשים. התמקדות בהם תהיה יעילה.
• שתייה חמה: קפה ותה הם תמיד מבורכים, במיוחד באירועים קרים יותר או אחרי הארוחה. עמדת קפה/תה בסיסית מספיקה בהחלט.
• אלכוהול: אם אתם רוצים להגיש אלכוהול, חשבו האם אתם חייבים בר משקאות מלא עם עשרות סוגי בירה וקוקטיילים מיוחדים. אולי מספיק להגיש יין אדום ולבן, ובירה מסוג אחד או שניים? לפעמים, אפשר גם להביא את האלכוהול בעצמכם (אם המקום מאפשר) ולשלם רק על הקירור וההגשה. זוהי אפשרות המכונה BYOB (Bring Your Own Bottle) שיכולה לחסוך המון כסף.

ציוד נוסף: מה חברת הקייטרינג מספקת?

כשאתם מדברים עם חברת הקייטרינג, בררו בדיוק מה כלול בחבילה שאתם מקבלים. האם זה כולל:

• שולחנות וכיסאות?
• מפות ומפיות?
• כלי אוכל (צלחות, סכו"ם, כוסות)?
• עיצוב בסיסי של השולחנות (מרכזי שולחן, נרות)?
• צוות מלצרים וברמנים?
• שירותי ניקיון לפני, במהלך ואחרי האירוע?

לפעמים חברות קייטרינג מציעות חבילות "הכל כלול", ולפעמים הן מחייבות על כל דבר בנפרד. וודאו שאתם מבינים בדיוק מה אתם מקבלים ומה לא, כדי שלא יהיו הפתעות בתשלום הסופי. אם אתם יכולים לדאוג לחלק מהדברים בעצמכם (למשל, קישוטים פשוטים או מפות שהשאיל לכם חבר), זה יכול לחסוך לכם כסף. עוד טיפים לבחירת קייטרינג חכם ניתן למצוא כאן.

עבודה עם הקייטרינג: תקשורת פתוחה וברורה

אחרי שבחרתם קייטרינג (ואתם יכולים למצוא מידע על איך לבחור קייטרינג או כמה חשוב לבחור נכון), הגיע הזמן לדבר איתו בצורה פתוחה וברורה על התקציב שלכם. אל תתביישו להגיד כמה אתם יכולים להוציא. קייטרינג טוב ומקצועי ינסה לעזור לכם למצוא פתרונות יצירתיים שיתאימו לכם.

בקשו הצעות מחיר מפורטות

אל תסתפקו בהצעת מחיר כללית. בקשו פירוט מדויק של כל מה שאתם מקבלים:

• כמות המנות (לפי אורח) וסוגיהן.
• אילו מנות ספציפיות כלולות בתפריט.
• כמות המלצרים ושעות העבודה שלהם.
• האם יש עלות נוספת על הגעה למקום מרוחק?
• עלות השכרת ציוד נוסף (אם יש כזה).
• עלות ניקיון אחרי האירוע.

ברגע שיש לכם פירוט כזה, קל יותר לראות איפה אפשר "לשחק" עם ההוצאות. למשל, אולי תוותרו על סוג מסוים של מנה יקרה ותחליפו אותה במנה פשוטה יותר, אך עדיין טעימה. אפשר גם לנסות ולשאול אם יש חבילות מוכנות שמתאימות לתקציבים שונים. עוד על איך לבחור קייטרינג נכון תוכלו לקרוא כאן.

גמישות והתאמה

זכרו, הקייטרינג הוא שותף שלכם בתכנון האירוע. אם אתם מגלים שהעלות גבוהה מדי עבורכם, שאלו האם אפשר לעשות שינויים קטנים שישפיעו על המחיר באופן משמעותי. למשל:

• להפחית את מספר המלצרים (אם האירוע קטן יותר או אם חלק מההגשה היא עצמית).
• להגיש קינוחים קטנים יותר או רק סוג אחד של קינוח במקום מגוון רחב.
• לוותר על "עמדות אוכל" מיוחדות כמו עמדת שווארמה, עמדת פסטה או עמדת גלידה, שיכולות להיות יקרות.
• לשנות את שעת ההגשה כדי לחסוך בשעות עבודה של הצוות.

קייטרינג מקצועי ישמח לעזור לכם למצוא את האיזון הנכון בין הרצונות שלכם לבין התקציב שעומד לרשותכם. אפשר ללמוד עוד על איך לבחור קייטרינג מתאים פה.

לחשוב מחוץ לקופסה: רעיונות יצירתיים לחיסכון

הנה כמה רעיונות נוספים שיכולים לעזור לכם לחסוך בעלויות הקייטרינג, לפעמים בצורה מפתיעה ועם יצירתיות קטנה:

"בר עצמי" או "תחנת עשה זאת בעצמך"

במקום שהקייטרינג יכין הכל מאפס, אולי אתם יכולים לדאוג לחלק מהדברים בעצמכם? לא, אנחנו לא מדברים על לבשל את כל האוכל! אבל אולי:

• בר שתייה עצמי: להכין מראש קנקני מים עם לימון ונענע, מיצים טבעיים, ושתייה קלה בצידניות. האורחים יכולים למזוג לעצמם. זה חוסך את עלות השירות והכוסות המיוחדות.
• עמדת קפה/תה עצמית: להכין קומקום חשמלי, קפה נמס, תיונים, סוכר וכוסות חד פעמיות יפות. זה נוח, קל לתפעול וחוסך את הצורך בברמן ייעודי לקפה.
• מגש ירקות חתוכים: אתם יכולים לקנות ירקות טריים ולחתוך אותם מראש למגש ירקות יפה, ליד מטבל פשוט שהכנתם. זוהי תוספת בריאה, צבעונית וחסכונית.

חשוב לוודא עם חברת הקייטרינג שהם מסכימים שתדאגו לחלק מהדברים בעצמכם, ושזה לא יוצר בלאגן או פוגע בהגשה הכללית. תמיד תתייעצו איתם קודם. לרוב, אם זה משהו קטן ומוגדר, הם ישמחו לעזור לכם למצוא פתרונות לחיסכון.

אירוע "קינוחים בלבד" או "קוקטייל פוד"

אם מדובר באירוע קצר יותר, או כזה שמתקיים בין ארוחות (למשל, בשעות אחר הצהריים המאוחרות), אולי לא צריך ארוחה מלאה?

• אירוע קינוחים בלבד: מגישים קפה, תה, פירות טריים ושלל קינוחים קטנים ומתוקים. זה יכול להיות חגיגי וכיפי, וגם חסכוני יותר באופן משמעותי מארוחה מלאה.
• קוקטייל פוד (Finger Food): מנות קטנות וקלות לאכילה ביד, בלי צורך בצלחת וסכו"ם. למשל: מיני קישים, ירקות חתוכים, פחזניות קטנות, כריכונים זעירים. זה מושלם לאירועי מינגלינג (כשהאורחים מסתובבים ומדברים), וזה גם לרוב זול יותר מארוחה מלאה. זהו פתרון נפלא לאירועי ערב קלילים, מפגשים חברתיים או אירועים עסקיים קצרים. תוכלו לקרוא עוד על איך לבחור קייטרינג מתאים לצרכים שונים.

מזכרות לאירועים – לוותר או לפשט

לפעמים באירועים גדולים יש נוהג לתת לאורחים מזכרות קטנות. אם זה לא ממש חשוב לכם או שאין לכם תקציב, אפשר לוותר על זה לגמרי. ואם כן חשוב לכם, אפשר לבחור במשהו פשוט וסמלי, כמו שקית קטנה של עוגיות שהכנתם בעצמכם, או צמח קטן בעציץ. גם בבחירת קייטרינג לילדים ישנן אפשרויות רבות לחיסכון וליצירתיות.

להתמקד במה שבאמת חשוב: חוויה ולא רק אוכל

בסופו של דבר, אירוע מוצלח הוא לא רק עניין של כמה סוגי אוכל הגשתם או כמה הוא עלה לכם. מה שחשוב באמת זו האווירה, החברים, המשפחה, והזיכרונות המשותפים שאתם יוצרים. אנשים לא תמיד יזכרו כל מנה ומנה שאכלו, אבל הם בוודאי יזכרו אם היה להם כיף, אם הרגישו אהובים, ואם האווירה הכללית באירוע הייתה טובה ומזמינה.

לכן, אל תרגישו שאתם חייבים "ללכת עד הסוף" בכל פרט. בחרו את הדברים שהכי חשובים לכם, והתמקדו בהם. אם חשובה לכם האווירה הביתית והחמה, אולי עדיף תפריט בופה פשוט וטעים בבית. אם חשובה לכם חגיגה גדולה ומרשימה, אולי כדאי להתמקד במנות עיקריות מעולות ולצמצם בקינוחים מורכבים או בתוספות שאינן הכרחיות. היו ברורים עם עצמכם מהי המטרה העיקרית של האירוע שלכם.

התייעצו עם חברת הקייטרינג שלכם. ספרו להם מה התקציב שלכם, מה חשוב לכם ואיזה סוג אירוע אתם רוצים ליצור. קייטרינג מקצועי ומנוסה יוכל להדריך אתכם ולעזור לכם למצוא את הפתרונות הטובים ביותר עבורכם, כאלה שיתאימו גם לטעם וגם לכיס. חשוב לבחור קייטרינג עם ניסיון והמלצות טובות, וגם שיודע להתאים את עצמו לדרישות ולצרכים המשתנים. חברת Night Kitchen תשמח לעמוד לשירותכם ולעזור לכם לתכנן אירוע בלתי נשכח, טעים וגם חסכוני.

לסיכום, חיסכון בעלויות הקייטרינג לא אומר לוותר על אירוע מוצלח וטעים. זה אומר לתכנן בחכמה, לבחור בחוכמה, ולדבר בפתיחות ובכנות עם ספק הקייטרינג שלכם. עם תכנון נכון, תוכלו ליהנות מאירוע מדהים ומרשים, שישאיר לכם ולאורחים שלכם טעם טוב בפה, ובלי "טעם לוואי" של הוצאה גדולה מדי. שיהיה המון מזל טוב ובתאבון!