טעויות נפוצות בהזמנת קייטרינג לאירועים

כשאתם מתכננים אירוע מיוחד, כמו יום הולדת גדול, מפגש משפחתי או כל חגיגה אחרת, אחד הדברים הכי חשובים זה האוכל. האוכל הוא חלק מרכזי מכל שמחה, והזמנת קייטרינג יכולה להפוך את האירוע שלכם לחוויה קולינרית בלתי נשכחת, או להפך – אם לא עושים את זה נכון.

לפעמים, בגלל ההתרגשות או חוסר ניסיון, אנשים עושים כמה טעויות נפוצות כשהם מזמינים קייטרינג. הטעויות האלה יכולות לגרום לבלאגן, לאכזבה, או אפילו למצב שבו לא כולם אוכלים או שיש יותר מדי אוכל שנזרק. אבל אל דאגה! אפשר ללמוד מהטעויות האלה ולהזמין קייטרינג בצורה חכמה שתבטיח שהאירוע שלכם יהיה טעים ומוצלח.

במאמר הזה, נדבר על כמה מהטעויות הכי שכיחות ונלמד איך להימנע מהן. בואו נתחיל!

טעות נפוצה מספר 1: לא יודעים בדיוק כמה אורחים יהיו

דמיינו שאתם מזמינים עוגה גדולה למסיבת יום הולדת, אבל בסוף מגיעים רק חצי מהחברים שהזמנתם. נשארתם עם הרבה עוגה מיותרת, נכון? אותו דבר קורה עם קייטרינג, רק בקנה מידה הרבה יותר גדול.

אחת הטעויות הגדולות ביותר היא לא לדעת כמה אנשים בדיוק יגיעו לאירוע. הזמנתם קייטרינג ל-100 אורחים, אבל בפועל הגיעו רק 70? שילמתם על אוכל שלא נאכל. הגיעו 120 אורחים במקום 100? אולי לא יהיה מספיק אוכל לכולם, וזה ממש לא נעים.

למה זה טעות?

• בזבוז כסף: אם מזמינים יותר מדי אוכל, משלמים על מנות שלא נאכלות. כסף ששולם על אוכל מיותר זה כסף שאפשר היה לחסוך או להשתמש בו לדברים אחרים באירוע.
• חוסר באוכל: אם מזמינים מעט מדי אוכל, חלק מהאורחים עלולים להישאר רעבים או לא לקבל את כל המנות שהוצעו. זה עלול לגרום לאכזבה גדולה.
• תכנון לוגיסטי שגוי: מספר האורחים משפיע גם על כמות הצוות שצריך, כמות הכלים, מספר השולחנות ועוד. מספר לא מדויק יכול לשבש את כל התכנון.

איך להימנע מהטעות?

הפתרון פשוט: תעשו ספירת אורחים מדויקת ככל האפשר.

לדעת את מספר האורחים המדויק הוא שלב קריטי בתכנון. שלחו הזמנות מראש ובקשו אישור הגעה (שנקרא R.S.V.P). קבעו תאריך אחרון למתן אישור הגעה והתקשרו לאנשים שעדיין לא ענו. זכרו שתמיד יהיו כמה אנשים שיבטלו ברגע האחרון או כאלה שיגיעו בלי להודיע, אבל ספירה מדויקת תקרב אתכם מאוד למספר הנכון.

טעות נפוצה מספר 2: לא שמים לב לצרכים מיוחדים של האורחים

בעולם שלנו, יש אנשים עם צרכים שונים בכל מה שקשור לאוכל. יש כאלה שאלרגיים למזונות מסוימים (כמו בוטנים, חלב, גלוטן), יש כאלה שצמחונים (לא אוכלים בשר או עוף או דגים), יש טבעונים (לא אוכלים שום מוצר שמגיע מבעלי חיים, כולל חלב, ביצים ודבש) ויש כאלה שלא אוכלים סוגים מסוימים של אוכל מסיבות אחרות.

הזמנת קייטרינג בלי לברר אם יש לאורחים שלכם צרכים מיוחדים זה כמו להכין רק פסטה עם רוטב עגבניות לכל הכיתה, בלי לדעת שיש בכיתה ילדים שלא אוכלים עגבניות או כאלה שאלרגיים לגלוטן.

למה זה טעות?

• אורחים נשארים רעבים: אם אין מנות מתאימות לאורחים עם צרכים מיוחדים, הם פשוט לא יוכלו לאכול את רוב האוכל. זה יגרום להם להרגיש לא בנוח ואף עלול להיות מסוכן במקרה של אלרגיות.
• סיכון בריאותי: הגשת אוכל שמכיל אלרגנים לאדם אלרגי עלולה להיות מסוכנת מאוד. חשוב לוודא שהקייטרינג יודע על האלרגיות ויכול להיערך בהתאם.
• תחושה לא נעימה: אורחים עם צרכים תזונתיים מיוחדים מעריכים מאוד כשחושבים עליהם ודואגים שתהיה להם אפשרות לאכול בכיף ובבטחה. התעלמות מזה עלולה לפגוע בתחושה הטובה שלהם באירוע.

איך להימנע מהטעות?

כשאתם שולחים הזמנות, שאלו את האורחים אם יש להם צרכים תזונתיים מיוחדים או אלרגיות שחשוב שהקייטרינג יידע עליהן. ספרו את הנתונים האלה לקייטרינג בצורה מסודרת.

ודאו שהקייטרינג מציע מנות חלופיות שמתאימות לצרכים שונים (למשל, מנה צמחונית, מנה טבעונית, מנות ללא גלוטן). הקייטרינג המקצועי יידע להציע לכם פתרונות יצירתיים וטעימים שיתאימו לכולם.

טעות נפוצה מספר 3: לא מתכננים את התפריט נכון

תפריט הקייטרינג הוא כמו התזמורת של האירוע – כל מנה היא כלי שצריך לנגן בהרמוניה עם השאר. תפריט שתוכנן גרוע יכול לגרום לאורחים לא ליהנות מהאוכל, או להשאיר אותם עם תחושה לא נעימה.

למשל, אם כל המנות כבדות ומטוגנות, או אם אין גיוון וכל האוכל נראה ומרגיש אותו דבר. טעות נוספת היא לא להתאים את התפריט לסוג האירוע, לשעה שבה הוא מתקיים, או למזג האוויר.

למה זה טעות?

• אורחים לא נהנים: תפריט משעמם, לא מתאים או לא מגוון יכול לגרום לאורחים לחוש אדישות כלפי האוכל, למרות שהוא יכול להיות מוכן מצוין.
• אוכל לא נאכל: אם המנות לא מעניינות או לא מתאימות, רוב האוכל עלול להישאר בצלחות.
• פגיעה באווירה: האוכל הוא חלק מהחוויה הכוללת של האירוע. תפריט מוצלח מוסיף שמחה וצבע, בעוד שתפריט לא מוצלח עלול לפגוע באווירה הטובה.

איך להימנע מהטעות?

תכנון תפריט דורש מחשבה והבנה של מי האורחים שלכם ומה סוג האירוע.

בחרו תפריט שיהיה מגוון ויתאים לקהל האורחים (יש ילדים? מבוגרים? שילוב?). חשבו על סוג האירוע (ארוחת צהריים רשמית? בראנץ' קליל? מסיבת ערב?), על השעה ביום ועל עונת השנה (בקיץ אולי תרצו מנות קלילות ומרעננות יותר, בחורף אולי מרקים ומנות חמות).

אל תפחדו לבקש מהקייטרינג הצעות והתייעצות. הם מומחים ויכולים לעזור לכם לבנות תפריט מושלם. נסו לדגום מנות לפני שמחליטים סופית, אם אפשר. הבנת אפשרויות התפריט היא קריטית.

טעות נפוצה מספר 4: לא מתכננים את הלוגיסטיקה (איך האוכל יוגש ומתי)

להזמין אוכל טעים זה רק חלק מהעניין. צריך גם לחשוב איך האוכל יגיע למקום, איך הוא יוגש לאורחים, איפה הוא יוצב, ומתי בדיוק הוא יוגש. אם לא חושבים על זה מראש, יכול לקרות בלאגן.

למשל, האם האוכל יוגש בבופה (שולחן גדול שאנשים לוקחים ממנו לבד), בהגשה לשולחנות, או אולי כעמדות אוכל מפוזרות? האם יש מספיק מקום להגשה? האם יש מספיק שולחנות וכיסאות לאכול ליד? מתי מתאים לפתוח את האוכל? מתי מפנים את הכלים?

למה זה טעות?

• תורים ארוכים ובלאגן: אם ההגשה לא מתוכננת היטב, יכולים להיווצר תורים ארוכים ליד הבופה, עומס באזור מסוים, וחוסר סדר כללי.
• אוכל לא בטמפרטורה הנכונה: אם האוכל לא מוגש בזמן או לא נשמר כראוי, הוא עלול להיות קר מדי (אם אמור להיות חם) או חם מדי (אם אמור להיות קר). זה משפיע על הטעם וגם על הבטיחות.
• חוסר נוחות לאורחים: אם אין מספיק מקום לאכול, או אם ההגשה מפריעה לתנועה באירוע, האורחים ירגישו פחות נוח.

איך להימנע מהטעות?

שוחחו עם הקייטרינג על הלוגיסטיקה של האירוע. ספרו להם על המקום שבו האירוע מתקיים ואיך אתם מדמיינים את ההגשה.

חשבו יחד איתם על זמני ההגשה המתאימים לפי לוח הזמנים של האירוע. ודאו שיש מספיק צוות להגשה ופינוי, ושהקייטרינג מביא את כל הציוד הנדרש (שולחנות הגשה, חימום/קירור למזון, כלים, מפות וכו'). לוגיסטיקה ותכנון הם חלק חשוב בתהליך.

שאלו את הקייטרינג איך הם מבטיחים שהאוכל נשאר טרי ובטמפרטורה הנכונה לכל אורך זמן ההגשה.

טעות נפוצה מספר 5: לא מתחשבים במגבלות המקום

כל מקום שבו עורך האירוע (בין אם זה בית, חצר, אולם קטן או כל מקום אחר) יש לו מגבלות משלו. יכול להיות שאין במקום מטבח, שאין מספיק שקעי חשמל, שאין מקום לקירור גדול, או שהגישה למקום מוגבלת.

אם לא מספרים לקייטרינג על המגבלות האלה מראש, הם עלולים להגיע לא מוכנים, וזה ישפיע ישירות על היכולת שלהם להגיש את האוכל כמו שצריך.

למה זה טעות?

• קשיי תפעול לקייטרינג: אם אין לקייטרינג את התנאים שהוא צריך (כמו גישה למים, חשמל, או מקום להכנה אחרונה), הוא יתקשה מאוד לתת שירות טוב.
• פגיעה באיכות האוכל: אוכל שאי אפשר לחמם או לקרר כמו שצריך עלול להיפגע מבחינת טעם וטקסטורה.
• הפתעות לא נעימות: אי התאמה בין צרכי הקייטרינג לתנאי המקום עלולה ליצור בעיות בלתי צפויות ביום האירוע עצמו.

איך להימנע מהטעות?

ספרו לקייטרינג הכל על המקום שבו מתקיים האירוע. תארו להם את המטבח (אם יש), את הגישה למים וחשמל, את גודל השטח המיועד לקייטרינג, וכל פרט רלוונטי אחר.

הקייטרינג עשוי לשאול שאלות ספציפיות לגבי המקום, כמו האם יש מקררים, האם יש תנורים, מה גודל הכניסה וכו'. ענו על כל השאלות האלה בצורה מדויקת. אם אפשר, אולי אפילו תבקשו מהקייטרינג לבקר במקום לפני האירוע כדי שיבינו בדיוק למה לצפות. תאמו ציפיות מראש לגבי המקום והתנאים.

טעות נפוצה מספר 6: הזמנת קייטרינג ברגע האחרון

תכנון אירוע לוקח זמן, וגם הזמנת קייטרינג דורשת תהליך. אם תחכו לרגע האחרון כדי להתחיל לחפש ולסגור קייטרינג, אתם עלולים להתאכזב.

קייטרינג טוב ובאזור מבוקש יכול להיות תפוס זמן רב מראש, במיוחד בעונות השיא של האירועים. גם אם תמצאו קייטרינג פנוי, לא יהיה לכם מספיק זמן להשוות הצעות, לטעום את האוכל, לתכנן את התפריט בנחת, או לסגור את כל הפרטים הקטנים.

למה זה טעות?

• קייטרינג מבוקשים עשויים להיות תפוסים: אתם עלולים לפספס את הקייטרינג שהכי רציתם אם תחכו יותר מדי.
• אין מספיק זמן לתכנון: קייטרינג טוב צריך זמן כדי להבין את הצרכים שלכם, לבנות תפריט מתאים, ולהיערך לוגיסטית. הזמנה של הרגע האחרון מלחיצה את כולם ועלולה לפגוע בתכנון.
• פחות אפשרויות בחירה: ככל שתחכו יותר, כך יהיו פחות אפשרויות זמינות, ותצטרכו אולי לבחור קייטרינג שפחות מתאים לכם.

איך להימנע מהטעות?

התחילו לחפש קייטרינג מוקדם ככל האפשר, במיוחד אם האירוע שלכם מתקיים בתקופה עמוסה (כמו חגים, קיץ, סופי שבוע).

ברגע שיש לכם תאריך ומקום לאירוע, התחילו ליצור קשר עם חברות קייטרינג שונות. שאלו על זמינות, בקשו הצעות מחיר, וקבעו פגישות או שיחות כדי להכיר אותם טוב יותר. ככל שתקדימו, כך יהיה לכם יותר זמן לקבל החלטה שקולה וטובה.

טעות נפוצה מספר 7: לא מתקשרים מספיק ברור עם הקייטרינג

התקשורת עם ספק הקייטרינג היא המפתח להצלחה. אם לא תספרו להם בדיוק מה אתם רוצים, מה הציפיות שלכם, ומה חשוב לכם, הם לא יוכלו לספק לכם את השירות הטוב ביותר.

למשל, אם לא תסבירו איזה סגנון אוכל אתם רוצים, אם לא תציינו מהו התקציב שלכם (בגדול, בלי מספרים ספציפיים כאן), או אם לא תבהירו מי נקודת הקשר מטעמכם ביום האירוע.

למה זה טעות?

• אי הבנות: חוסר תקשורת יכול לגרום לאי הבנות לגבי התפריט, זמני ההגשה, כמות האוכל, ואפילו סגנון ההגשה.
• תוצאה שונה מהמצופה: אם הקייטרינג לא מבין את הציפיות שלכם, התוצאה הסופית ביום האירוע עלולה להיות שונה ממה שדמיינתם.
• קשיים ביום האירוע: אם הדברים לא סוכמו מראש, ביום האירוע עצמו עלולות לצוץ שאלות או בעיות שלא יהיה קל לפתור אותן במהירות.

איך להימנע מהטעות?

היו ברורים ומפורטים בתקשורת שלכם עם הקייטרינג.

כתבו סיכום מסודר של כל מה שסיכמתם – התפריט שנבחר, מספר האורחים המשוער, זמני הגעה והגשה, דרישות מיוחדות (כמו צרכים תזונתיים), וכל פרט נוסף שחשוב לכם. ודאו שהקייטרינג מאשר שהוא קיבל והבין את כל הפרטים.

אל תהססו לשאול שאלות ולבקש הבהרות על כל דבר שלא ברור לכם. קייטרינג מקצועי ישמח לענות על כל השאלות ולהסביר את התהליך. תקשורת פתוחה וכנה היא חלק חשוב מהצלחת התהליך.

טעות נפוצה מספר 8: לא מתייעצים עם הקייטרינג לגבי התפריט

לפעמים אנשים חושבים שהם יודעים בדיוק איזה אוכל הכי מתאים לאירוע שלהם ומזמינים מנות בלי להתייעץ עם המומחים – הקייטרינג. אומנם אתם מכירים הכי טוב את האורחים שלכם, אבל הקייטרינג מכיר הכי טוב את האוכל, את כמויות האוכל שצריך להכין, ואת סוגי המנות שעובדות הכי טוב באירועים שונים.

למשל, אתם יכולים לחשוב שמנה מסוימת תהיה להיט, אבל הקייטרינג יודע שהיא קשה להגשה באירועים גדולים, או שהיא לא נשארת טרייה לאורך זמן.

למה זה טעות?

• בחירת מנות לא מתאימות: מנות מסוימות עלולות להיות קשות להגשה באירוע, לא להחזיק מעמד בחוץ, או פשוט לא להתאים לסוג האירוע.
• כמויות שגויות: קייטרינג מנוסה יודע בדיוק כמה מכל מנה להכין כדי שיהיה מספיק לכולם ולא יותר מדי. ללא ייעוץ, קשה מאוד לנחש כמויות נכונות.
• תפריט לא מאוזן: הקייטרינג יכול לעזור לבנות תפריט שיהיה מאוזן מבחינת טעמים, סוגי מנות (קלילות מול כבדות), ומראה.

איך להימנע מהטעות?

התייעצו עם הקייטרינג לגבי התפריט! ספרו להם על סוג האירוע, האורחים, ומה אתם אוהבים, אבל תנו להם גם להציע רעיונות מתוך הניסיון שלהם.

שאלו אותם על מנות מומלצות לאירועים דומים, על מנות שמצליחות במיוחד, ועל מנות שפחות מתאימות לאירוע שאתם מתכננים. תנו להם להדריך אתכם בבניית התפריט כך שיהיה גם טעים וגם פרקטי לאירוע. בקשו המלצות מהקייטרינג – הם המומחים!

סיכום טעויות נפוצות ואיך לתקן אותן

כדי לעשות לכם סדר, הנה טבלה שמסכמת את הטעויות העיקריות ומה אפשר לעשות כדי להימנע מהן:

לסיכום

תכנון אירוע הוא משימה כיפית ומרגשת, והזמנת קייטרינג היא חלק מרכזי ממנה. כמו בכל דבר בחיים, קצת תכנון והכנה מראש יכולים לעשות הבדל גדול.

הימנעות מהטעויות הנפוצות שדיברנו עליהן תעזור לכם להבטיח שהאוכל באירוע שלכם יהיה בדיוק כמו שחלמתם – טעים, מגוון, מתאים לכולם, ומוגש בצורה מסודרת ונעימה.

זכרו שהקייטרינג הוא שותף שלכם בהצלחת האירוע. צרו איתו קשר פתוח, שאלו שאלות, התייעצו, ותנו להם לעשות את מה שהם יודעים לעשות הכי טוב – להכין ולהגיש אוכל מצוין שישמח את כל האורחים שלכם.

עם קצת תשומת לב לפרטים וקשר טוב עם ספק הקייטרינג, האירוע שלכם יהיה טעים ובלתי נשכח! בקרו באתר שלנו כדי ללמוד עוד על איך לבחור קייטרינג שיתאים לכם.