תכנון אירוע, בין אם זה יום הולדת למשפחה, מפגש חברים או אפילו אסיפה קטנה יותר, תמיד כולל הרבה דברים שצריך לחשוב עליהם. אחד הדברים הכי חשובים, ואפשר להגיד אפילו החשוב ביותר, זה האוכל. אוכל טעים ומתאים לאירוע יכול לשמח את האורחים ולהפוך את החגיגה להרבה יותר מוצלחת.
הרבה אנשים בוחרים להזמין אוכל מוכן לאירוע שלהם במקום לבשל הכל לבד. זה יכול לחסוך המון זמן, מאמץ ובלאגן במטבח. אבל ישר עולה השאלה הגדולה: כמה זה עולה? האמת היא שאין תשובה אחת פשוטה, כי העלות יכולה להשתנות מאוד מתכנון לאירוע אחד למשנהו.
מה משפיע על העלות של הזמנת אוכל לאירוע?
בדיוק כמו שלקנות עוגה קטנה עולה פחות מעוגת יום הולדת ענקית עם כמה קומות, גם עלות הזמנת האוכל לאירוע תלויה בהרבה גורמים. בואו נראה מהם הדברים העיקריים שישפיעו על המחיר הסופי:
מספר האורחים שלכם
זה הדבר הראשון והכי ברור שישפיע על העלות. ככל שיש יותר אורחים, צריך יותר אוכל, ולכן המחיר יעלה. כשאתם מזמינים אוכל מוכן, בדרך כלל מחשבים את העלות לפי מספר הסועדים. חשוב לדעת כמה אנשים אתם מצפים שיגיעו, כדי שהקייטרינג או המקום שממנו אתם מזמינים יוכלו לחשב את הכמויות הנכונות ולא ישאר לכם מעט מדי או המון המון אוכל מיותר.
כשאתם מתכננים את רשימת האורחים, נסו להיות מדויקים ככל האפשר. זה יעזור לכם וגם למי שמספק את האוכל לתכנן בצורה הטובה ביותר. זכרו לכלול ילדים אם הם סועדים כמו מבוגרים, או לציין אם חלק מהאורחים הם ילדים קטנים שאוכלים פחות.
סוג האוכל והתפריט שתבחרו
האוכל הוא לב האירוע, ולסוג האוכל שתבחרו יש השפעה גדולה מאוד על העלות. יש סוגי אוכל שנחשבים יקרים יותר להכנה או שיש להם חומרי גלם יקרים יותר.
- בשרים ודגים: מנות בשריות או דגים בדרך כלל יהיו יקרות יותר ממנות צמחוניות או פסטות. סוג הבשר או הדג גם משנה – סטייק יהיה יקר יותר מעוף, למשל.
- מאכלים מיוחדים: אם תרצו מנות מיוחדות, אקזוטיות או כאלה שמצריכות הכנה מסובכת, זה יכול להעלות את המחיר.
- מספר המנות: האם אתם רוצים רק מנה עיקרית ותוספות? או שאתם מתכננים ארוחה מלאה עם מנות פתיחה, מנות עיקריות, סלטים, תוספות, לחמים וקינוחים? תפריט עשיר ומגוון עם הרבה סוגים של מנות יעלה יותר מתפריט בסיסי יותר.
- איכות חומרי הגלם: שימוש בחומרי גלם איכותיים וטריים משפיע על הטעם, כמובן, אבל גם על המחיר.
כשאתם בונים את התפריט, חשבו על האורחים שלכם ועל סוג האירוע. לאירוע קליל אולי יספיק בופה עשיר של סלטים, פשטידות וקישים, בעוד שלארוחה חגיגית אולי תרצו מנות עיקריות בשריות או דגים. דיון עם ספק האוכל יכול לעזור לכם לבנות תפריט שמתאים לכם ולתקציב שלכם.
כמות האוכל לכל אורח
מעבר לסוג האוכל, חשוב גם הכמות. האם אתם רוצים שהאורחים יוכלו לאכול כאוות נפשם ואולי לקחת עוד מנה? או שמדובר באירוע קצר שבו מספיקה מנה אחת קטנה? ספקי אוכל מקצועיים יודעים לחשב כמה אוכל בערך צריך לכל אדם כדי שכולם יהיו שבעים ומרוצים, אבל אפשר לבקש גם תוספת בכמות אם אתם חוששים שלא יספיק, או אם האורחים שלכם ידועים כאכלנים גדולים במיוחד.
תכנון הכמות הנכונה יכול לעזור לכם להימנע מבזבוז אוכל מצד אחד, ולוודא שאף אחד לא נשאר רעב מצד שני. אל תתביישו לשאול את ספק האוכל כמה הוא ממליץ להזמין לכל סועד.
רמת השירות שאתם צריכים
האם אתם רק רוצים שהאוכל יגיע אליכם ארוז ויפה, ואתם כבר תדאגו לכל השאר (לסדר, להגיש, לנקות)? או שאתם רוצים שמישהו יטפל בכל העניינים שקשורים לאוכל – החל מההגעה, דרך סידור הבופה או ההגשה לשולחנות, ועד ניקיון בסוף האירוע?
רמת השירות היא גורם משמעותי בעלות. הנה כמה אפשרויות נפוצות:
| רמת שירות | מה זה בדרך כלל כולל? | הסבר פשוט |
|---|---|---|
| משלוח בלבד | האוכל מגיע ארוז בכלי קיבול. | האוכל מגיע אליכם הביתה או למקום האירוע. אתם פותחים את האריזות, מסדרים את הכלים על השולחן או הבופה, ומגישים. זה פתרון טוב למי שיש לו עזרה או שרוצה להיות מעורב בחלק הזה. |
| משלוח + סידור בופה | האוכל מגיע, וצוות של החברה המספקת את האוכל עוזר לסדר אותו בצורה יפה על השולחנות או בופה האוכל. | הם עוזרים לכם ליצור שולחן אוכל מושך לעין. אתם עדיין אחראים על ההגשה עצמה ועל הניקיון בסוף. |
| שירות מלא (כולל צוות) | האוכל מגיע, צוות מסדר את הבופה או השולחנות, מגיש את האוכל לאורחים (אם זה שירות לשולחן או עזרה בבופה), מחדש את המנות, ומפנה כלים בסוף האירוע ואפילו עוזר בניקיון הראשוני. | זה הופך את החיים שלכם להכי קלים. אתם מתפנים לחלוטין ליהנות מהאירוע ומהאורחים שלכם, בזמן שמישהו מקצועי דואג לכל מה שקשור לאוכל. זה בדרך כלל האפשרות היקרה ביותר, כי היא כוללת גם תשלום לצוות העובדים. |
חשבו איזה שירות הכי מתאים לסוג האירוע שלכם וליכולות שלכם. לאירוע גדול ורשמי, שירות מלא יכול להיות פתרון מצוין. לאירוע קטן וקליל יותר, אולי יספיק רק משלוח או משלוח עם סידור.
סוג האירוע והאווירה
האם מדובר באירוע רשמי כמו חתונה קטנה או אירוע עסקי? או שמדובר במסיבת יום הולדת לילדים, מפגש חברים בגינה או מסיבת קוקטייל קלילה? סוג האירוע משפיע לא רק על התפריט שמתאים (ארוחה מלאה לעומת נשנושים קלים), אלא גם על רמת השירות הדרושה, סוג הכלים (אולי תצטרכו כלים יפים יותר לאירוע רשמי), ולפעמים גם על כמות האוכל שאנשים יאכלו (בארוחה יושבת אנשים אוכלים אחרת מבמסיבה שבה מסתובבים).
קייטרינג מקצועי יודע להתאים את האוכל והשירות לסוג האירוע, ולכן חשוב לספר להם בדיוק מה אתם מתכננים. תוכלו למצוא טיפים נוספים על איך לבחור קייטרינג שמתאים לאירוע שלכם באתר שלנו.
פריטים נוספים שאתם צריכים
הזמנת האוכל עצמו היא רק חלק אחד מהתמונה. לפעמים, כשאנשים מזמינים אוכל מוכן, הם צריכים גם דברים נוספים. חשבו אם אתם צריכים גם:
- קינוחים ועוגות
- שתייה (קרה וחמה)
- כלים חד פעמיים או רב פעמיים (צלחות, סכו"ם, כוסות)
- מפות, מפיות
- כלי הגשה יפים (כמו פלטרים, קערות)
- ציוד מיוחד כמו פלטות חימום או ציוד קירור
כל הפריטים האלה מוסיפים לעלות הסופית, ואפשר בדרך כלל להזמין גם אותם מספק האוכל, מה שיכול להיות מאוד נוח ולחסוך לכם עוד סידורים והתרוצצויות.
מיקום ומרחק המשלוח
איפה האירוע מתקיים? האם המקום שממנו אתם מזמינים קרוב או רחוק? לפעמים יש עלות נוספת עבור משלוח, במיוחד אם המרחק גדול. גם אם יש קושי להגיע למקום האירוע, כמו למשל אם הוא בקומה גבוהה בלי מעלית, זה יכול להשפיע.
תזמון ההזמנה
האם אתם מזמינים אוכל לאירוע שמתקיים בעוד כמה חודשים, או שמדובר בהזמנה של הרגע האחרון? הזמנות מוקדמות מאפשרות תכנון טוב יותר ויכולות להיות משתלמות יותר. הזמנות ברגע האחרון, במיוחד לאירועים גדולים, עלולות להיות יקרות יותר או שיהיה קשה למצוא זמינות אצל הספקים הטובים ביותר.
ככל שתתכננו ותזמינו מראש, כך יהיה לכם יותר זמן לחשוב על כל הפרטים ולקבל הצעות מחיר מכמה מקומות שונים.
למה כדאי להזמין אוכל מוכן לאירוע?
עכשיו שדיברנו על מה משפיע על העלות, בואו נדבר קצת על היתרונות של הזמנת אוכל מוכן. למה הרבה אנשים בוחרים בדרך הזו?
- חיסכון בזמן ומאמץ: במקום לבלות שעות במטבח בבישולים, קניות והכנות, אתם משאירים את העבודה הקשה למקצוענים. זה משאיר לכם יותר זמן להתכונן לאירוע עצמו, לנקות, לסדר ופשוט לנוח לפני שהאורחים מגיעים.
- פחות לחץ ודאגה: בישול לאירוע יכול להיות מלחיץ. צריך לדאוג שהכל יהיה מוכן בזמן, שהאוכל יהיה טעים, שיספיק לכולם ושלא יהיו פאשלות. כשאתם מזמינים אוכל מוכן, אתם מורידים את הלחץ הזה מעצמכם.
- איכות וטעם: חברות קייטרינג ומספקות אוכל מוכן מתמחות בזה. יש להן את הניסיון, הציוד והידע להכין אוכל טעים מאוד, בכמויות גדולות, ושהכל יגיע טרי ומוכן לאכילה.
- מגוון רחב: ספקי אוכל מוכן בדרך כלל מציעים תפריטים מגוונים מאוד, שיכולים להתאים לכל טעם ולכל סוג אירוע. קשה לבשל לבד בבית כל כך הרבה סוגים של מנות ברמה גבוהה.
- התאמה אישית: אפשר לעבוד עם הספק כדי לבנות תפריט שמתאים בדיוק לכם – כולל התייחסות לאלרגיות, העדפות מיוחדות (כמו צמחוני, טבעוני, כשרות אם רלוונטי לכם) או אפילו מנות מותאמות לילדים.
- הגשה וסידור: עם השירות הנכון, האוכל מגיע מסודר ויפה, מוכן להגשה, מה שמוסיף לאווירה החגיגית של האירוע.
למידע נוסף על היתרונות של קייטרינג ואיך הוא יכול להתאים לאירוע שלכם, אפשר לקרוא כאן: איך קייטרינג יכול לעזור לכם וגם כאן: יתרונות הזמנת קייטרינג.
איך לתכנן את הזמנת האוכל ולחשב את התקציב (בערך)?
אחרי שהבנתם מה משפיע על העלות ולמה כדאי להזמין אוכל, הנה כמה שלבים שיכולים לעזור לכם לתכנן את הזמנת האוכל לאירוע שלכם:
- הגדירו את סוג האירוע ומספר האורחים: תדעו בדיוק מה אתם חוגגים (יום הולדת, מפגש חברים, אירוע משפחתי), מתי ואיפה, וכמה אנשים אתם מזמינים.
- חשבו על התקציב הכללי שלכם: למרות שהעלות המדויקת של האוכל תתברר רק אחרי שתקבלו הצעות מחיר, כדאי שתהיה לכם הערכה גסה בראש כמה כסף אתם מוכנים להקדיש לאוכל מתוך התקציב הכולל של האירוע.
- חישבו על סוג האוכל והאווירה שתרצו: האם אתם רוצים ארוחה חגיגית ומלאה, או בופה קליל וצעיר? האם יש העדפות תפריט מסוימות?
- התחילו לחפש ספקי אוכל: חפשו חברות קייטרינג או מקומות שמספקים אוכל מוכן לאירועים. ב-Night Kitchen, למשל, אנו מתמחים באוכל מוכן וקייטרינג לאירועים מכל הסוגים.
- בקשו הצעות מחיר: צרו קשר עם כמה ספקים. ספרו להם על האירוע שלכם: כמה אורחים צפויים, מתי ואיפה, איזה סוג אירוע זה, ואיזה סוג אוכל בערך הייתם רוצים. בקשו הצעת מחיר שמפרטת בדיוק מה כלול (האוכל עצמו, אולי גם כלים, שתייה, ורמת השירות).
- השוו הצעות מחיר: אל תסתכלו רק על המחיר הסופי. בדקו בדיוק מה כל הצעת מחיר כוללת. לפעמים הצעת מחיר שנראית זולה יותר לא כוללת דברים שחשובים לכם (כמו כלים או שירות), ולכן בסוף תצטרכו לשלם עליהם בנפרד.
- שאלו שאלות: אל תפחדו לשאול את הספק כל שאלה שעולה לכם לראש. האם אפשר להתאים את התפריט? איך האוכל מגיע? איך מחממים אותו (אם צריך)? מה קורה אם יש יותר או פחות אורחים מהצפוי?
- קבלו החלטה וסגרו את ההזמנה: אחרי שבחרתם את הספק ואת התפריט שמתאימים לכם, סגרו את ההזמנה מספיק זמן מראש.
תהליך בחירת קייטרינג או ספק אוכל מוכן יכול להיות פשוט ונעים אם עושים אותו בצורה מסודרת. קראו עוד על איך לבחור קייטרינג וטיפים נוספים על תכנון קייטרינג כדי להיות הכי מוכנים.
קבלת הצעת מחיר מותאמת אישית
בגלל כל הגורמים שציינו, אי אפשר להגיד מחיר אחיד עבור הזמנת אוכל מוכן לאירוע. הדרך הטובה ביותר לדעת כמה זה יעלה לכם ספציפית היא פשוט לפנות לחברה שמספקת שירות כזה ולבקש הצעת מחיר מותאמת אישית לאירוע שלכם.
ספק מקצועי ישאל אתכם את כל השאלות החשובות – על מספר האורחים, סוג האירוע, התאריך, המקום, איזה אווירה אתם רוצים ליצור, ומה אתם מצפים שהאוכל יכלול ואיזו רמת שירות תרצו. על בסיס המידע הזה, הם יוכלו לבנות לכם תפריט והצעה שתתאים בדיוק לצרכים וליכולות שלכם.
זכרו, המטרה היא למצוא פתרון שיהיה גם טעים, גם מתאים לאירוע שלכם, וגם ישאיר לכם מספיק כוח ואנרגיה ליהנות מהחגיגה בלי לדאוג למטבח.
עוד על מה לשאול כשבוחרים קייטרינג וגם על בניית תפריט. תוכלו למצוא אצלנו עוד הרבה מידע שיעזור לכם לתכנן את האוכל לאירוע המושלם: עלויות קייטרינג (הסבר על מה שמשפיע עליהן), השוואת הצעות מחיר, וגם השפעת סוג האירוע על הקייטרינג.
לסיכום
הזמנת אוכל מוכן לאירוע היא פתרון מעולה ונוח שיכול להפוך את החגיגה שלכם לטעימה ומוצלחת יותר, תוך חיסכון משמעותי בזמן ובמאמץ שלכם. העלות של הזמנת אוכל כזה תלויה בהרבה גורמים שונים כמו מספר האורחים, סוג האוכל, רמת השירות, סוג האירוע ועוד.
הדרך הטובה ביותר לקבל תמונה ברורה של העלות היא לתכנן מראש, להבין את הצרכים הספציפיים שלכם, ולבקש הצעת מחיר מותאמת אישית מספק אוכל או חברת קייטרינג מקצועית. ככה תוכלו להיות בטוחים שאתם מקבלים בדיוק את מה שאתם צריכים, בתקציב שמתאים לכם, והכי חשוב – אוכל טעים שישאיר את כל האורחים שלכם עם טעם טוב בפה.
אנו מקווים שהמאמר הזה עזר לכם להבין קצת יותר על התהליך ועל מה משפיע על העלויות. תכנון נעים ואירוע שמח!